Kategorie: IT-Projektmanagement

Sinnvoller Einsatz von Meilensteinen in MS Project

13. Juni 2018 /

Der Einsatz professioneller Projektplanungstools wie Microsoft Project löst inzwischen sehr oft vor allem im Multiprojektmanagement komplexer IT-Programme den Gebrauch von Excel-Tabellen zur Terminplanung ab. Verknüpft man Vorgänge im Projektplan mittels der Vorgänger- und Nachfolgerfunktion, werden die Auswirkungen, die durch Terminverschiebungen einzelner Vorgänge entstehen, durch das Planungstool automatisch abgebildet. Das mühsame, manuelle Verschieben aller dem verschobenen Vorgang nachfolgenden Vorgänge, wie es im Excel-Projektplan notwendig ist, entfällt.
Die Vorgänger- und Nachfolgerfunktion kann natürlich nicht nur für Vorgänge, sondern auch für Meilensteine im Projektplan genutzt werden.

Meilensteine im Projekt

Meilensteine bezeichnen Ereignisse im Projektplan, d. h. sie sind Vorgänge ohne Angabe einer Dauer (Dauer = 0). Meilensteine werden im Projektplan durch ein Rautensymbol dargestellt. Aufgrund der fehlenden Dauer werden auch keine Ressourcen zugeordnet.

Es lassen sich zwei Arten von Meilensteinen unterscheiden:

  1. Bedarfsträger-Meilenstein, der angibt, dass an einem bestimmten Punkt im Projektverlauf eine Leistung bzw. ein Gegenstand benötigt wird oder

  2. Bedarfsdecker-Meilenstein, der für eine andere Projektphase eine Leistung bereitstellt, die dann an dieser Stelle weiter benötigt wird.

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Multiprojektmanagement – die Quadratur des Kreises?

22. August 2016 /

MultiprojektmanagementKaum ein Unternehmen kann bzw. möchte es sich inzwischen leisten, nur jeweils ein Projekt zu bearbeiten und erst nach dessen Abschluss das nächste Projekt zu starten. Die Durchführung von 10 oder 20, oft umfangreichen Projekten parallel wird zunehmend zur Regel. Die wenigen zur Verfügung stehenden Projektressourcen werden dabei in einer Vielzahl von Projekten parallel eingesetzt und kommen zunehmend in die Situation, mehrere Tätigkeiten in verschiedenen Projekten parallel durchführen zu müssen.

Die Beschränkung, dass der Mensch zu echtem Multitasking nicht fähig ist, scheint vor allem in Projekten, in denen die Ressourcen geistige Tätigkeiten verrichten, nicht zu gelten. Es fällt offensichtlich schwer, die Erkenntnis, dass z. B. ein Fliesenleger selbstverständlich nur ein Bad nach dem anderen fliesen kann auf geistige Tätigkeiten zu übertragen. Ein IT-Mitarbeiter kann doch ohne weiteres zwei oder auch drei Projekte gleichzeitig abwickeln – so scheint es.

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Projekterfolg in Gefahr!

7. August 2016 /

Projekterfolg_in_GefahrProjektgeschäft bedeutet Stress und Hektik. Da scheinen Formalismen oft hinderlich. Vor allem vor dem Start eines Projektes entsteht oft Ungeduld – es soll schließlich schnell losgehen, damit die Projektergebnisse bald zur Verfügung stehen.

Doch Vorsicht: Einsparungen in der Phase der Projektvorbereitung können dem Projekterfolg später große Steine in den Weg legen.

Folgende Tätigkeiten gehören zur Pflicht und nicht zur Kür:

  1. Projektauftrag genau und schriftlich fixieren,
  2. klare Projektziele und ebenso die Nichtziele schriftlich vereinbaren,
  3. Stakeholder, die das Projekt befürworten, identifizieren,
  4. Projektleiter benennen und für die Projektleitungstätigkeit im erforderlichen Umfang freistellen.
  5. benötigte Projektressourcen (Projektteam, Budget) organisieren,
  6. das Projekt realistisch terminlich planen,
  7. Pufferzeiten und Puffer in den Projektressourcen einplanen.

Die Beachtung dieser Punkte garantiert den Projekterfolg nicht, macht ihn aber wahrscheinlicher.

Die ultimative Waffe im Kampf um die Projektressourcen

10. Juli 2016 /

RessourcenkampfGute Ideen sind gefährlich. Kaum äußert man eine, hört man schon die Aufforderung: „Na, dann starten wir doch ein Projekt!“ Auch die Führungskräfte im Unternehmen folgen zu Beginn jedes Jahres bereitwillig der Aufforderung der Geschäftsleitung, Projektideen zu sammeln.

Resultat ist eine Liste von Projektideen, für die weder eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt noch eine Priorisierung vorgenommen wurde.

Und los geht’s: Das Hamsterrad für alle Projektbeteiligten ist aufgebaut und setzt sich unaufhaltsam in Bewegung.
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Neun Grundsätze für Projektplanung und -steuerung

5. Juni 2016 /

Skalierbare_PM-StandardsNutzen Sie skalierbare Projektmanagement-Standards und passen Sie die Projektmanagement-Methoden vor Start jedes Projektes auf die individuellen Gegebenheiten an. Die Anwendung der Instrumente im Projektmanagement ist stark abhängig vom Umfang und vom Schwierigkeitsgrad der Projekte.

Projektrollen_definierenDefinieren Sie klare Projektrollen und legen Sie Verantwortlichkeiten und Kompetenzen fest. Definieren Sie für die Projektkennzahlen „Termine“, „Kosten“ und „Qualität“ Toleranzen, innerhalb derer der Projektleiter das Projekt steuern kann. Verfahren Sie – falls vorhanden – analog in Teilprojekten und Arbeitspaketen.

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„Dialoge“ im Projektmeeting

21. Mai 2016 /

Dialog-im-ProjektmeetingProjektmeetings dienen dem direkten und schnellen Austausch der Projektteammitglieder.

Eine klare und präzise Kommunikation ist dabei grundlegend, um die Botschaften des Gegenübers inhaltlich korrekt aufzunehmen und selbst vom Gesprächspartner korrekt verstanden zu werden.

Sowohl Gedanken stringent zu äußern als auch als Gesprächspartner adäquat zu reagieren, scheint in unserer hektischen Zeit häufig zu misslingen, wie folgende Gesprächsausschnitte aus tatsächlichen Projektmeetings zeigen:

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Methodisches Projektmanagement = Projektverzögerung?

18. Dezember 2015 /

PM_ist_ProjektverzoegerungImmer wieder werde ich von Projektmanagern mit der Aussage konfrontiert, die Anwendung von Projektmanagement-Methoden koste nur Zeit und berge keine Vorteile. Ein guter Projektleiter könne sein Projekt auch ohne detaillierten Termin- und Ressourcenplan, ohne eine formalisierte Offene-Punkte-Liste und ohne unzählige Projektmeetings zu einem erfolgreichen Ende führen.

Pro und Contra hinsichtlich der Anwendung von Projektmanagement-Methoden scheinen sich die Waage zu halten:

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Projektende ungewiss?

17. August 2015 /

Projekte sind laut Definition zeitlich befristete, relativ komplexe und einmalig durchzuführende Vorhaben. Ein prägendes Merkmal eines Projektes ist der feste Endtermin.

Doch kennen Sie ein anspruchsvolles Projekt, das zum vereinbarten Endtermin tatsächlich erfolgreich abgeschlossen werden konnte?

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Genau zugehört im Projektmeeting

3. Juli 2015 /

IT-Projektmanagement01Jeden Tag sitzen Heerscharen von Projektmanagern, Projektleitern, Teilprojektleitern, Teammitgliedern und mitschreibenden Projektassistenten in Projektmeetings, um den aktuellen  Status eines Projektes festzustellen, die derzeitige  Marschrichtung zu überprüfen und natürlich die nächsten Aufgaben und Termine zu besprechen.

Die zentrale Frage dabei ist: Wer macht wann was?

Wie man der Beantwortung  dieser zentralen Fragestellung möglichst effektiv aus dem Weg geht, illustriert der folgende Dialog, den ich so tatsächlich in einem Projektmeeting miterleben durfte:

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