Gute Ideen sind gefährlich. Kaum äußert man eine, hört man schon die Aufforderung: „Na, dann starten wir doch ein Projekt!“ Auch die Führungskräfte im Unternehmen folgen zu Beginn jedes Jahres bereitwillig der Aufforderung der Geschäftsleitung, Projektideen zu sammeln.
Resultat ist eine Liste von Projektideen, für die weder eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellt noch eine Priorisierung vorgenommen wurde.
Und los geht’s: Das Hamsterrad für alle Projektbeteiligten ist aufgebaut und setzt sich unaufhaltsam in Bewegung.
Die eilig benannten Projektmanager rüsten sich für den nun folgenden Kampf um die knappen Projektressourcen, zugleich ducken sich die potenziellen Projektteammitglieder so gut es geht vor den Unbilden des Multiprojektmanagements, um möglichst wenige Arbeitspakete zu „fangen“.
Alle Projekte starten nahezu gleichzeitig, um Pufferzeiten zu schaffen für die hektische Phase gegen Ende der Projektlaufzeit. Der Run auf die Projektmitarbeiter beginnt und nach kurzer Zeit sprinten diese von Arbeitspaket zu Arbeitspaket – mit dem Ergebnis, am Ende jeder Woche eine immer größer werdende Bugwelle unerledigter Aufgaben vor sich herzuschieben, die sich durch eine fehlende Synchronisation der Projekte ergibt.
Die Statusberichte aller Projekte färben sich nach und nach von Grün über Gelb nach Rot. Das Thema Ressourcenengpass bestimmt immer häufiger die Agenda der Statusmeetings, ohne dass sich eine Lösung finden lässt.
Die Projekte werden nun Stück für Stück neu geplant, Termine werden verschoben und Projektleiter geraten immer häufiger in Argumentationsnöte bei Klärung der Frage, warum der aufgestellte Projektplan nicht aufgeht.
Die Zusammenstellung der Lessons Learned fällt der hastigen Projektarbeit zum Opfer, und ehe man sich dessen versieht, ist wieder Jahresende und die Projektliste für das kommende Jahr wartet auf ihre Erstellung. Na dann, los geht’s: „Das machen wir doch wie letztes Jahr.“
Dabei könnte es so einfach sein:
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Projektliste erstellen
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Das Ergebnis der Kosten-Nutzen-Analyse bzw. der strategischen Bewertung der Projektidee bestimmt deren Listenplatz.
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Projekt für Projekt entsprechend dem Listenplatz wird eine grobe Termin- und Ressourcenplanung erstellt.
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Sobald eine Ressource zu 80 % ausgelastet ist, wird die Projektliste für jene Projekte geschlossen, die ebenfalls diese Ressource benötigen, aber einen tieferen Listenplatz besitzen. Deren Start wird erst eingeplant, wenn die Ressource wieder zur Verfügung steht.
Klingt einfach – ist es auch!
Wagen Sie den Wechsel von einer ausschließlich terminbestimmten Projektplanung hin zu einer termin- und ressourcensynchronisierten Planung und entscheiden Sie den Kampf um die Projektressourcen, indem Sie ihn nicht austragen.