Der Einsatz professioneller Projektplanungstools wie Microsoft Project löst inzwischen sehr oft vor allem im Multiprojektmanagement komplexer IT-Programme den Gebrauch von Excel-Tabellen zur Terminplanung ab. Verknüpft man Vorgänge im Projektplan mittels der Vorgänger- und Nachfolgerfunktion, werden die Auswirkungen, die durch Terminverschiebungen einzelner Vorgänge entstehen, durch das Planungstool automatisch abgebildet. Das mühsame, manuelle Verschieben aller dem verschobenen Vorgang nachfolgenden Vorgänge, wie es im Excel-Projektplan notwendig ist, entfällt.
Die Vorgänger- und Nachfolgerfunktion kann natürlich nicht nur für Vorgänge, sondern auch für Meilensteine im Projektplan genutzt werden.

Meilensteine im Projekt

Meilensteine bezeichnen Ereignisse im Projektplan, d. h. sie sind Vorgänge ohne Angabe einer Dauer (Dauer = 0). Meilensteine werden im Projektplan durch ein Rautensymbol dargestellt. Aufgrund der fehlenden Dauer werden auch keine Ressourcen zugeordnet.

Es lassen sich zwei Arten von Meilensteinen unterscheiden:

  1. Bedarfsträger-Meilenstein, der angibt, dass an einem bestimmten Punkt im Projektverlauf eine Leistung bzw. ein Gegenstand benötigt wird oder

  2. Bedarfsdecker-Meilenstein, der für eine andere Projektphase eine Leistung bereitstellt, die dann an dieser Stelle weiter benötigt wird.

Bedarfsträger-Meilenstein

Diesem Meilenstein muss unbedingt ein Nachfolger zugeordnet werden, optional kann auch ein Vorgänger gesetzt werden. Zusätzlich wird eine Terminvorgabe „so spät wie möglich“ eingestellt.

Der Bedarfsträger-Meilenstein gibt an, dass im Projektverlauf an einer bestimmten Stelle spätestens („so spät wie möglich“) eine Leistung bzw. ein Gegenstand zwingend benötigt wird, damit planmäßig fortgefahren werden kann. Oft geben solcherart Meilensteine an, dass Leistungen eines anderen Projektes benötigt werden.

Bedarfsdecker-Meilenstein

Ein Bedarfsdecker-Meilenstein besitzt mindestens einen Vorgänger. Nachfolger können angegeben werden.

Bedarfsdecker-Meilensteine stellen einen Gegenstand her oder erbringen eine Leistung, die in einer anderen Projektphase, oft auch in einem anderen Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt wird.

Meilensteine zwischen Projekten

Definition Projektmeilenstein

Technisch ist es im MS Project möglich, Vorgänger und Nachfolger auch projektübergreifend festzulegen, d. h. wenn sich in einem Projekt Vorgänge und Meilensteine verschieben, führt dies zu einer automatischen Verschiebung von Vorgängen bzw. Meilensteinen in einem anderen Projekt.

Wenn die zwei betroffenen Projekte durch verschiedene Projektleiter geführt werden, führt die direkte Verknüpfung von Vorgängen oder Meilensteinen oft zu unerwarteten Überraschungen bzgl. der terminlichen Lage der Vorgänge.

MS Project selbst bietet keine Alternativen zu diesem Verhalten. Wenn man deshalb auf eine Verknüpfung der Meilensteine verzichtet, muss man sich manuell um die terminliche Abstimmung der Meilensteine kümmern, was bei großen Projekten einen nicht unerheblichen Aufwand bedarf.

Ein Ausweg ist die Definition eines Meilenstein-Standards, der eine maschinelle Auswertung erlaubt.

Nutzung standardisierter Projektmeilensteine

Ziel der Definition eines Projektmeilenstein-Standards ist es, Meilensteine, deren Abhängigkeiten und eventuelle nicht zulässige Differenzen automatisiert auswerten zu können.

Folgende Schritte sind nötig:

Namenskonvention für Meilensteine definieren, z. B.:
PMS_ProjektkürzelBedarfsprojekt_ProjektkürzelLieferantenprojekt_Meilensteinbezeichnung

Ein Meilenstein, der Leistung1 aus Projekt1 in Projekt2 benötigt, würde demnach wie folgt heißen:

PMS_Projekt2_Projekt1_Leistung1

 

Projektkürzel im Projektplan zuweisen
Jedem Projektplan muss ein eindeutiges Projektkürzel zugewiesen sein, das entweder im Dateinamen oder auch im Projektplan in einem definierten Feld abgelegt ist.

 

Meilensteine im Bedarfsträger- und Bedarfsdecker-Projekt eintragen

Im unter Punkt 1 genannten Bespiel würde sich der Gebrauch der Meilensteine wie folgt gestalten:

Im Bedarfsträger-Projekt (Projekt2) wird der Meilenstein mit Namen „PMS_Projekt2_Projekt1_Leistung1“ als direkter Vorgänger vor dem Vorgang eingegliedert, der Leistung1 benötigt.

Der Meilenstein erhält die terminliche Einschränkung „so spät wie möglich“. So erfährt das Bedarfsdecker-Projekt, wann die Leistung1 spätestens benötigt wird.

Im Bedarfsdecker-Projekt (Projekt1) wird der Meilenstein ebenfalls mit dem Namen „PMS_Projekt2_Projekt1_Leistung1“ als direkter Nachfolger des Vorgangs definiert, der die Leistung1 erbringt, die Projekt2 benötigt.

 

Automatisierte Feststellung von Konflikten innerhalb der Projektmeilensteine

Durch die Standardisierung der Namenskonvention der Projektmeilensteine ist es nun möglich, z. B. ein VBA-Makro zu erstellen, das folgende Auswertungen vornimmt:

Liste der Projektmeilensteine, die nur in einem Projekt zu finden sind, d. h. die terminliche Lage des Meilensteins ist entweder im Bedarfsträger- oder im Bedarfsdecker-Projekt nicht bekannt.

 

Liste der Projektmeilensteine, deren Bedarfsträger-Projekt die geforderte Leistung oder den zu liefernden Gegenstand zu spät bereitstellen bzw. liefern.

Mit Hilfe dieser beiden Auswertungen können die Projektleiter danach gezielt Änderungen in ihren Projektplänen vornehmen – eine unerwartete und oft unbemerkte automatische Verschiebung von Vorgängen, die durch direkte Verknüpfung von Vorgängen oder Meilensteinen zwischen Projekten entsteht, erfolgt hier nicht. Dennoch können Terminkonflikte zeitnah erkannt und es kann rechtzeitig gegengesteuert werden.