Kaum ein Unternehmen kann bzw. möchte es sich inzwischen leisten, nur jeweils ein Projekt zu bearbeiten und erst nach dessen Abschluss das nächste Projekt zu starten. Die Durchführung von 10 oder 20, oft umfangreichen Projekten parallel wird zunehmend zur Regel. Die wenigen zur Verfügung stehenden Projektressourcen werden dabei in einer Vielzahl von Projekten parallel eingesetzt und kommen zunehmend in die Situation, mehrere Tätigkeiten in verschiedenen Projekten parallel durchführen zu müssen.
Die Beschränkung, dass der Mensch zu echtem Multitasking nicht fähig ist, scheint vor allem in Projekten, in denen die Ressourcen geistige Tätigkeiten verrichten, nicht zu gelten. Es fällt offensichtlich schwer, die Erkenntnis, dass z. B. ein Fliesenleger selbstverständlich nur ein Bad nach dem anderen fliesen kann auf geistige Tätigkeiten zu übertragen. Ein IT-Mitarbeiter kann doch ohne weiteres zwei oder auch drei Projekte gleichzeitig abwickeln – so scheint es.
Tatsächlich führt die vermeintlich parallele Erledigung mehrerer Aufgaben nur dazu, dass in kleinen zeitlichen Scheiben sequentiell verschiedene Tätigkeiten verrichtet werden. Die Parallelisierung sorgt also in Summe dafür, dass durch die hinzukommenden „Rüstzeiten“ beim Aufgabenwechsel sogar eine längere Zeit zur Erledigung aller Aufgaben benötigt wird als dies bei Erledigung aller Aufgaben nacheinander der Fall wäre. In den Produktionshallen ist diese Erkenntnis seit langem angekommen und die Bemühung um Losbildung bildet das Rückgrat effizienter Fertigung.
Doch wie meistert man nun den Spagat zwischen der Anforderung, mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten zu müssen und der Unmöglichkeit, gleichzeitig mehrere Aufgaben parallel erledigen zu können?
Folgende Maßnahmen tragen zur Minimierung von Termin- und Ressourcenproblemen in Multiprojekt-Umgebungen bei:
- Stellen Sie sicher, dass kein Projektleiter mehrere Projekte zur gleichen Zeit leitet.
- Priorisieren Sie Ihre Projekte, um Spielraum für die Auflösung von Ressourcenkonflikten zu schaffen.
- Bauen Sie terminliche Puffer in jedes Ihrer Projekte ein, um bei Ressourcenkonflikten Möglichkeiten haben, Projektvorgänge zu verschieben.
- Etablieren Sie eine projektübergreifende Ressourcenplanung, um Ressourcenüberlastungen rechtzeitig erkennen zu können.
- Nehmen Sie Ressourcenüberlastungen ernst und lösen Sie dies konsequent auf durch Erhöhung der Anzahl der Projektressourcen oder durch terminliche Entzerrung der Projektvorgänge.