Projektmeetings dienen dem direkten und schnellen Austausch der Projektteammitglieder.
Eine klare und präzise Kommunikation ist dabei grundlegend, um die Botschaften des Gegenübers inhaltlich korrekt aufzunehmen und selbst vom Gesprächspartner korrekt verstanden zu werden.
Sowohl Gedanken stringent zu äußern als auch als Gesprächspartner adäquat zu reagieren, scheint in unserer hektischen Zeit häufig zu misslingen, wie folgende Gesprächsausschnitte aus tatsächlichen Projektmeetings zeigen:
A: Ich sende Ihnen die E-Mail weiter.
B: Nein, brauchen Sie nicht.
A: Zu spät – schon passiert.
B: Ah okay, perfekt – dann schaue ich mir die Mail nachher gleich an.
War die E-Mail für B nun wichtig oder nicht?
Projektleiter: „Wir sollten uns zusammensetzen, um die unklaren Punkte zu klären.“
Teammitglied: „Ja.“
Projektleiter: „Okay, kommen wir zum nächsten Punkt.“
Nach diesem Dialog schauten mich alle Teilnehmer des Meetings verwundert an, als ich den Vorschlag äußerte, das „Zusammensetzen“ direkt zu terminieren.
Manager: „Gibt es kritische Vorgänge in Ihrem Projektplan?“
Projektleiter: „Nein.“
Manager: „Aber ich habe im Projektplan Projektphasen gesehen, die laut Terminplanung gestartet sein sollten, zu denen es aber im Projektplan noch keine detailliertere Planung gibt.“
Projektleiter: „Ja, stimmt.“
Manager: „Na, dann wissen wir doch gar nicht, ob es kritische Vorgänge gibt.“
Projektleiter: „Ja.“
An dieser Stelle war der Dialog tatsächlich beendet.
Projektleiter: „Wenn wir weiter im derzeitigen Tempo vorankommen, werden wir den geplanten Umfang der Arbeiten bis zum Go-live nicht schaffen.“
Teammitglied: „Natürlich schaffen wir alles bis zum Go-live.“
Projektleiter: „Wie wollen wir dies denn schaffen? Was soll passieren, das dazu führt, dass wir plötzlich schneller in unseren Arbeiten vorankommen?“
Teammitglied: „Na, das ist doch ganz einfach: Wir müssen uns einfach ein wenig beeilen.“
Diese „Lösung“ verwunderte die übrigen Teilnehmer des Meetings, zumal die Frage nicht geklärt werden konnte, warum wir uns bisher nicht „beeilt“ haben.
Wie sieht es in Ihren Meetings aus – kommen Diskussionsbeiträge wirklich beim Gesprächspartner an und reagiert dieser adäquat?