Projekte sind laut Definition zeitlich befristete, relativ komplexe und einmalig durchzuführende Vorhaben. Ein prägendes Merkmal eines Projektes ist der feste Endtermin.

Doch kennen Sie ein anspruchsvolles Projekt, das zum vereinbarten Endtermin tatsächlich erfolgreich abgeschlossen werden konnte?

Obwohl die Leitung komplexer Projekte nahezu ausnahmslos erfahrenen Projektmanagern mit hoher Methodenkompetenz übertragen wird, kann kaum ein Großprojekt innerhalb der geplanten Zeit und zudem unter Einhaltung des veranschlagten Budgets abgeschlossen werden. Denken Sie nur an prominente Beispiele wie den Bau des neuen Berliner Flughafens oder der Hamburger Elbphilharmonie.

Dagegen gelingt es auch unerfahreneren Projektmanagern, unter Anwendung identischer Projektmanagementmethoden ein kleineres Projekt, wie zum Beispiel die Umstellung einer Office-Software auf eine neue Version in einem mittelständischen Unternehmen, planmäßig durchzuführen.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der situationsbezogenen Auswahl der Projektmanagementmethode. Vorgehensweisen wie die klassische Termin- und Ressourcenplanung ausgehend vom Projektstart bis zum Projektende mit gleichbleibendem Detaillierungsgrad verleihen kleineren Projekten Planungssicherheit und ermöglichen dem Projektteam ein planmäßiges Abarbeiten der einzelnen Projektphasen.

Möchte man dagegen ein Großprojekt ebenso akribisch von Anfang bis Ende „durchplanen“, stößt man schnell an die Grenzen des Sinnvollen. Je weiter der Blick in die Zukunft reicht, desto größer wird die planerische Unsicherheit. Wer kann schon voraussagen, welche Faktoren (neue Gesetzgebungen, Umwelteinflüsse, Verfügbarkeit von Ressourcen) in mehr als einem halben Jahr Einfluss auf das Projekt nehmen werden?

Zusätzlich verändern sich mit fortschreitender Projektarbeit oft die Anforderungen des Auftraggebers an das Projekt. Wurde zum Beispiel bei der Projektdefinition zur Erstellung einer Website das Thema „mobile Version“ noch ausgeklammert, kann es im weiteren Verlauf erforderlich sein, eine Webpräsenz auch für mobile Geräte zu optimieren, um deren steigendem Einsatz Rechnung zu tragen. Der Projektumfang erweitert sich entsprechend und die einst sorgfältig erstellte Terminplanung muss grundlegend überarbeitet werden.

Einen Ausweg hieraus bietet bei der Planung komplexer Projekte die Anwendung agiler Methoden. Hierbei geht der Projektdurchführung nicht eine einmalige Projektplanung voraus, sondern die Projektplanung wiederholt sich in Form von Grob- und Feinplanungsphasen.

So empfiehlt sich bei der Planung eines Großprojektes mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr eine Meilensteinplanung über die gesamte Laufzeit des Projektes und eine anschließende Feinplanung der jeweils etwa nächsten drei Monate bis zu einem geeigneten Meilenstein. Danach werden regelmäßig, z. B. jeden Monat, die Feinplanung erweitert und die Meilensteine nachjustiert. Zur Berücksichtigung geänderter Rahmenbedingungen muss so nicht der gesamte Projektplan, sondern nur die Feinplanung der kommenden drei Monate und die Art und Lage der Projektmeilensteine überarbeitet werden. Neben der hohen Aussagekraft eines solchen Terminplanes spart man mit dieser Art der Projektplanung auch die Zeit für eine Überarbeitung des gesamten Projektplanes bei jeder sich ändernden Rahmenbedingung.

Leider ist in vielen Unternehmen die Anwendung agiler Methoden aufgrund der oftmals starren Projektmanagement-Vorgaben nicht möglich. Meist ist genau eine Projektmanagement-Methode definiert, die zwingend für jede Art von Projekten zur Anwendung kommt. Es existiert eine Vielzahl an Richtlinien zur Projektplanung und Projektsteuerung, in denen ungeachtet der Art und des Umfanges eines Projektes z. B. die zwingende Erstellung eines detaillierten Projektplanes für die gesamte Projektlaufzeit verankert ist. Auf Basis dieser Planung werden Projektendtermine verbindlich kommuniziert, um nach ein paar Monaten korrigiert zu werden. Diese „Terminverschieberitis“ zieht sich durch das gesamte Projekt, bis man ca. drei Monate vor Fertigstellung schließlich in der Lage ist, einen verlässlichen Projektendtermin bekanntzugeben.

 

Ein Umdenken im Projektmanagement ist unumgänglich. In unserer immer komplexer werdenden Welt sind Termine viele Monate im Voraus nur mit einer großen Ungenauigkeit bestimmbar, auch wenn Auftraggeber vehement das Gegenteil fordern.